1

− справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям;
− справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному
наказанию за потребление наркотических средств или психотропных
веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных
веществ;
− медицинскую книжку (если это предусмотрено для данной должности);
2.3. Лицо, ответственное за кадровое делопроизводство, оформляет:
− трудовой договор в двух экземплярах;
− должностную инструкцию;
− приказ о приеме на работу;
− документы об ознакомлении работника с локальными нормативными актами.
− унифицированную форму Т-2 «Личная карточка работника»;
2.4. Лицо, ответственное за кадровое делопроизводство, оформляет также личное дело.
Первичное оформление личного дела предусматривает:
а) присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1
(нумерация ведется по нарастающей внутри каждого года, прибавляя к номеру дополнительный индекс в виде года (1/2020, 2/2020, 3/2020.... 1/2021, 2/2021 и т.п.)).
б) проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов: полное
и сокращенное наименование Детского сада; номер личного дела; фамилия, имя, отчество
работника в именительном падеже; даты – начала и окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;
в) помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в
хронологическом порядке:
− внутренняя опись личного дела (приложение № 3);
− лист отметки об ознакомлении работника с личным делом (приложение № 4);
− согласие на обработку персональных данных (приложение № 5);
− личный листок по учету кадров (приложения № 6);
− автобиография (приложения № 7);
− заявление о приеме на работу;
− трудовой договор;
− должностная инструкция;
− приказ о приеме на работу;
− договор о полной материальной ответственности (если работник – материально ответственное лицо);
− справка о судимости
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. Документы помещаются в папку-скоросшиватель. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения
о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также, кем изъят документ и по какой
причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы
внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество
включенных в нее документов и количество листов дела.
3. Ведение личных дел работников
2

3.1. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого педагога и
сотрудника Детского сада.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела работника предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
− дополнение к личному листку по учету кадров (приложение 8);
− дополнительные соглашения к трудовому договору;
− копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
− лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив)
(приложение 9);
− иные документы.
3.3. В личные дела не помещаются документы, имеющие второстепенное значение и срок
хранения менее 10 лет включительно.
3.4. В конце календарного года и не позднее 30 декабря все работники Детского сада проходят ознакомление с личными делами. Об этом делается отметка в листе ознакомления
работника с личным делом.
3.5. Ознакомление с делом происходит исключительно в кабинете заведующего и в его
присутствии. Запрещается вынос дела из кабинета.
3.6. Выдача копий документов из личного дела производится по личному
заявлению работника на имя заведующего. Копии документов должны быть
заверены и предоставлены работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
3.7. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения заведующего Детским садом с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание»
внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.
4. Хранение и учет личных дел работников
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников Детского сада
организуются с целью быстрого поиска личных дел, обеспечения их сохранности и
конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела, трудовые и медицинские книжки работников хранятся в бумажном виде
в запираемых шкафах, либо в запираемых помещениях в кабинете заведующего.
4.3. Доступ к личным делам работников имеют только ответственное лицо и
заведующий, либо заместители заведующего при исполнении обязанностей
заведующего Детским садом.
4.4. Систематизация личных дел работников производится в алфавитном порядке.
5. Оформление личных дел работников перед сдачей в архив
5.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится ответственным лицом
или заведующим Детским садом. Эта процедура включает:
− полистный просмотр документов дела (на предмет исключения документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, не подлежащих архивному хранению);
− подшивку (переплет) дела;
− уточнение нумерации листов дела;
− составление листа-заверителя;
− составление (уточнение или пересоставление) внутренней описи;
− внесение уточнений в реквизиты обложки дела.
3

5.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки.
Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону
обложки дела.
5.3. В целях обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
− объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну
обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
− располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в
алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к
разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
каждое
объединенное
дело
(том)
внутренней
описью
с
− снабжать
перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в
пределах которых расположены соответствующие документы.
5.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после
завершения их в делопроизводстве. Предварительно проверяются полнота и
правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке
недостатки устраняются. Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
5.5. Личные дела работников, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года,
хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет. Личные дела руководителя, главного
бухгалтера Детского сада имеют постоянный срок хранения.
6. Ответственность работодателя и работника
6.1. Педагоги и сотрудники Детского сада обязаны своевременно представлять
сведения об изменении своих персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2. Работодатель обеспечивает:
− сохранность личных дел работников;
− конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников.
7. Права работодателя и работника
7.1. Педагоги и сотрудники Детского сада имеют право:
− получать полную информацию об обработке своих персональных данных;
− получать доступ к своим персональным данным;
− получать копии документов, хранящихся в личном деле;
− требовать исключения или исправления неверных и неполных (искаженных) своих
персональных данных.
7.2. Работодатель имеет право:
− обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на электронных носителях;
− запрашивать от работников информацию, необходимую для ведения личных дел и обработки персональных данных.

4

Приложение 1
к Положению о порядке ведения личных дел сотрудников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 4 «Калинка»

Номер личного дела согласно журналу учета личных дел (нумерация ведется по
нарастающей внутри каждого года, прибавляя к номеру дополнительный индекс в
виде года (1/2020, 2/2020, 3/2020.... 1/2021, 2/2021 и т.п.).

5

Приложение 2
к Положению о порядке ведения личных дел сотрудников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 4 «Калинка»

Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение
«Детский сад № 4 «Калинка»
(МБДОУ «Детский сад № 4 «Калинка»)
(наименование организации и структурного подразделения)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО №
(заголовок дела)

Дата начала
Дата окончания
на
хранить

Фонд №
Опись №
Дело №

6

листах
лет

Приложение 3
к Положению о порядке ведения личных дел сотрудников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 4 «Калинка»

Внутренняя опись документов личного дела _______________________________________
_____________________________________________________________________________
№
п/п

Дата документа

Заголовок документа

Итого

Номера листов дела

Примечание

Документов
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи
(цифрами и прописью)

«___» ______________ 20__г.

_______________________ /________________________/
7

Приложение № 4
к Положению о порядке ведения личных дел сотрудников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 4 «Калинка»

Лист ознакомления с личным делом
Ф.И.О.
№
п/п

Дата ознакомления

Подпись

8

Приложение 5
к Положению о порядке ведения личных дел сотрудников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 4 «Калинка»

СОГЛАСИЕ
НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
(в соответствии с ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»)
Я, _____________________________________________________________________,
(ФИО)

адрес регистрации:_____________________________________________________________,
паспорт _________________ выдан _______________________________________________
(серия, номер)

(когда и кем выдан)

_____________________________________________________________________________
Дата выдачи___________________________________________________________________
Ознакомлен(а): ________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
(С Положением о персональных данных и их защите (приказ по управлению образования
Красносулинского района от 31.12.2010 года № 618 «Об организации защиты персональных данных») и даю согласие предоставить (и предоставлять в дальнейшем в случае изменения) для размещения в базе данных и дальнейшей обработки управлению образования Красносулинского района, расположенного по адресу: 346350, Ростовская область, г.
Красный Сулин, ул. Металлургов, 41 свои достоверные и документированные персональные данные.
Я ознакомлен(а), что обработка персональных данных включает в себя: систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу третьим лицам для осуществления действий по обмену информацией, обезличивание, блокирование персональных данных, а также осуществление любых иных действий,
предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
Я согласен(а), что мои персональные данные будут использованы в целях, связанных с моей трудовой деятельностью, на весь ее период, а также на период хранения в архиве документов, содержащих персональные данные.
Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, относящихся исключительно к перечисленным ниже категориям персональных данных: фамилия, имя,
отчество; пол; дата рождения; тип документа, удостоверяющего личность; данные документа, удостоверяющего личность; гражданство.
Данное согласие действует до достижения целей обработки персональных данных
или в течение срока хранения информации.
Данное согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.
Я подтверждаю, что, давая такое согласие, я действую по собственной воле и в своих интересах.
"____" ___________ 201__ г.

_______________ /_______________/
Подпись

9

Расшифровка подписи

Приложение 6
к Положению о порядке ведения личных дел сотрудников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 4 «Калинка»

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК
ПО УЧЕТУ КАДРОВ
1. Фамилия __________________________________________________________
имя _________________________ отчество _______________________________
2. Пол ______________3. Число, м-ц и год рождения ________________________
4. Место рождения _____________________________________________________

Место для
фотокарточки

(село, деревня, город, район, область)

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
5. Национальность ______________________________________________________
6. Образование _________________________________________________________

Название учебного
заведения и его местонахождения

Факультет
или отделение

Форма
обучения
(дневн.,
вечер.,
заоч.)

Год поступления

Год
окончания или
ухода

Если не
окончил,
то с какого курса
ушел

Какую специальность получил в результате окончания
учебного заве-дения,
указать № диплома
или удостоверения

7. Какими иностранными языками владеете _______________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)

8. Ученая степень, ученое звание ________________________________________________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения_____________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________

10

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и
средних специальных учебных заведениях, военную службу, участие в партизанских отрядах и работу по совместительству)
При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так,
как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
Месяц и год
вступления

ухода

Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства)

11

Местонахождение
учреждения, организации,
предприятия

Месяц и год
вступления

ухода

Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства)

Местонахождение
учреждения, организации,
предприятия

11. Пребывание за границей
Месяц и год
с какого
по какое
времени
время

В какой стране

12

Цель пребывания за границей
(работа, служебная командировка,
туризм)

12. Какие имеете правительственные награды _______________________________
(когда и чем награждены)

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
13. Отношение к воинской обязанности и воинское звание___________________________

__________________________________________________________________
Состав ________________________________________________ Род войск ___________
(командный, политический, административный, технический и т.д.)

14. Семейное положение в момент заполнения личного листка ____________________
(перечислить членов семьи с указанием возраста)

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
15. Домашний адрес и домашний телефон: ________________________________________

__________________________________________________________________
16. Паспорт:

________________________
(серия)

________________________
(номер)

________________________________________________________
(выдан: кем, когда)

«____» ___________________ 20 _____ г.

Личная подпись _____________________

(дата заполнения)

(писать разборчиво)

Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщить по месту работы для внесения этих изменений в
его личное дело.

13

Приложение 7
к Положению о порядке ведения личных дел сотрудников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 4 «Калинка»

АВТОБИОГРАФИЯ
____________________________________________________________________________________
(Фамилия, имя и отчество полностью)

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_______________________________________
(подпись)
_______________________________ 20 ____ г.
Примечание:
Автобиография составляется собственноручно, в произвольной форме, с освещением следующих вопросов:
1. Год и место рождения, социальное происхождение, гражданство.
2. Когда и в каких учебных заведениях учился, какое получил образование и специальность.
3. С какого времени начал работать самостоятельно: причины перерывов в работе и
перехода с одной на другую.

14

Приложение 8
к Положению о порядке ведения личных дел сотрудников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 4 «Калинка»

ДОПОЛНЕНИЕ
к личному листку по учету кадров
Фамилия _____________________ Имя_______________________ Отчество____________________

Местонахождение учреждения, организации, предприятия
(город, район, область,
край, республика)

15

вступление
в должность
ухода
с должности

Решение

ДОЛЖНОСТЬ
с указанием наименования учреждения, организации, предприятия, главного управления, министерства или ведомства

Число,м-ц,год

Ⅰ. Данные о работе после заполнения личного листа
об утверждении работника
об освобождении работника

Ⅱ. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка
(В данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами СССР,
взыскание, партийность, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских районных выборных органов)

1. Записи о награждении орденами и медалями союза ССР
Когда награжден (число, м-ц,
год)

Название
ордена, медали

З а ч то на гр а ж де н

Основание
записи

2. Записи о наложении и снятии взыскания
Дата
(число,
м-ц и
год)

Кем наложено
взыскание

За что (сущность дела)

Какое наложено взыскание

Основание
записи

Когда
взыскание снято

Основание

3. Записи об изменениях и остальных учетных признаках работника
Дата происшедшего изменения (число, м-ц,
год)

Личное дело проверено
"____"_________20__г.
Подпись____________

Характер изменения

Личное дело проверено
"____"_________20__г.
Подпись____________

Личное дело проверено
"____"_________20__г.
Подпись____________

16

Основание записи

Личное дело проверено
"____"_________20__г.
Подпись____________

Приложение 9
к Положению о порядке ведения личных дел сотрудников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 4 «Калинка»

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ
дела №

В деле прошито и пронумеровано ________________________________________________ листов
(цифрами и прописью)

с№
по № , в том числе:
литерные номера _________________ листов
пропущенные номера _________________ листов
+ листов внутренней описи _______________ листов

Особенности физического состояния
и формирования дела

(должность)

(подпись)

«_____» __________________ _______г.

17

Номера
листов

(расшифровка подписи)